





明確檔案整理的各項基本要求
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案(收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等),檔案管理軟件,進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,檔案管理平臺,保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。數(shù)據(jù)檔案整理服務(wù)依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶要求,為客戶提供檔案整理服務(wù)。

對檔案的頁碼和編號進行有效編制可以促進整理工作效率
在檔案整理過程中,通過檔案頁碼、編號的有效編制,能夠促進工作人員整理工作效率提高。在具體編制過程中,工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號章內(nèi)編寫檔案號碼、所屬年份、館編件號、機構(gòu)代號.保管時限、問題代號等內(nèi)容。再根據(jù)檔案整理的分類標(biāo)準(zhǔn),按照檔案低級至的順序進行編寫。有利于檔案案號編寫效率提高,檔案管理,也為日后管理工作及查閱工作的開展提供了便利。

檔案整理需要緊密負責(zé)的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一
按照分工負責(zé)、各司其職、各負其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則,檔案管理制度,強化組織領(lǐng)導(dǎo),加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí),檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。

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